No dejes para última hora y empieza a emitir nuevas facturas

La versión de la factura 4.0 entró en vigor en enero de 2022 y, aunque tenía un periodo de convivencia de seis meses para que los contribuyentes se habituaran en su uso y actualizaran su software de facturación electrónica. Este lapso de prueba se aplazó hasta enero de 2023. Sin embargo, esto no quiere decir que haya que esperar hasta esa fecha para empezar a emitirlas.

En este texto, te explicamos por qué deberías empezar cuanto antes con el nuevo sistema de facturación electrónica:

La nueva factura en su versión 4.0 ya está vigente

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) informó que el nuevo esquema de facturación tendrá carácter obligatorio hasta enero de 2023 y no en julio de 2022, como se había establecido en un inicio. Sin embargo, la vigencia de la versión 4.0 continúa desde enero.

En realidad, con la última decisión del SAT sobre este tema, el único cambio fue que todo el año 2022 quedó como periodo de convivencia para las dos versiones de la factura, que tiene precisamente el objetivo que los contribuyentes aprendan a emitirla de acuerdo con las nuevas especificaciones.

Actualizar tu sistema de facturación

Tanto las empresas como las personas físicas con actividad empresarial suelen recurrir a sistemas de facturación electrónica, como el software Facture de Aspel, para facilitar la emisión de sus comprobantes fiscales con toda la información requerida por las autoridades mexicanas.

Este periodo de convivencia es un tiempo para verificar o en su caso solicitar la versión más reciente del programa de facturación que utilizas para que puedas configurarlo correctamente, llenarlo con los datos que deben incorporarse en las nuevas facturas y así evitar caer en incumplimientos cuando la nueva versión ya sea obligatoria.

Recolectar los datos de tus clientes o empleados

Ya sea que tu negocio es una empresa manufacturera o es algún proveedor de servicios, este tiempo previo a la obligatoriedad de la factura, debe ser aprovechado para solicitar a tus clientes los nuevos datos requeridos en la factura 4.0. Recuerda que son el nombre, el domicilio fiscal y régimen en el que tributa.

Lo mismo sucede con las facturas de nómina. Es importante considerar que esta información debe coincidir con la información que tiene en su base de datos el Registro Federal de Contribuyentes RFC, por lo que la forma de comprobar que son correctos es solicitando la Constancia de Situación Fiscal correspondiente.

Habituar a los nuevos clientes sobre los datos solicitados

Para los negocios con ventas al por menor o con ventas de mostrador, el panorama es muy similar, debido a que es importante recabar la información fiscal de los clientes o, en su caso, habituarlos a proporcionar la nueva información para poder generar su factura de forma correcta.

Actualizar la base de datos de tus clientes frecuentes tomará un tiempo, pero es mejor estar preparado cuanto antes para que cuando el nuevo sistema de facturación sea obligatorio ya no tengas ningún inconveniente con las autoridades fiscales y, por supuesto, tampoco con tus compradores.

Estar preparado para cumplir en términos fiscales

• Incluir el nombre, RFC del domicilio fiscal del emisor y receptor, mismos que tendrán que ser validados.

• Se debe especificar si el CFDI ampara exportaciones (existe un nuevo campo para esto)

• Existe un nuevo campo para especificar si el concepto es objeto de impuestos

• Reportar información respecto de operaciones con el público en general y con terceras personas

• La actualización también incluye indicar la periodicidad e importes totales con detalle de impuestos en el caso de las facturas globales

• Por otro lado, para cancelar las facturas ahora es necesario indicar el motivo de la cancelación y hacerlo durante el mismo mes del ejercicio fiscal

Conclusión

El nuevo sistema de facturación en su versión 4.0 será obligatoria a partir de enero de 2023. Sin embargo, pese a que estamos en un año de prueba para habituarse al nuevo trámite, dicha versión ya es vigente y lo ideal es empezar a emitirlas cuanto antes para descartar cualquier error. Además, iniciar con la recolección de datos de clientes para poder validarlos ante el RFC y así evitar problemas posteriores.